Para gerenciar de forma eficiente a verba de gabinete, existe uma série de medidas e estratégias que auxiliam na administração do dinheiro público, com maior precisão e organização. Ferramentas como a tecnologia e a automação dos processos são verdadeiras aliadas neste processo.
O estigma do obsoletismo e da papelada burocrática ainda é algo que tem grande peso sobre amplos setores da Administração Pública. Se você quer ter um fator diferencial durante seu mandato, é essencial que você escolha implementar recursos tecnológicos que ajudam a organizar melhor a verba do gabinete.
Nos tópicos a seguir, separamos algumas das principais dicas em relação a como implantar ferramentas que proporcionam um gerenciamento eficiente da verba de gabinete e, consequentemente, uma melhora na organização interna do mesmo. Acompanhe a leitura e confira!
Capacitação e treinamento da equipe
Um gabinete de gestão política, para fazer jus aos votos dos eleitores que escolheram o político, precisa dar o exemplo e ser um símbolo de uma administração eficiente e assertiva em todos os aspectos. Parte essencial deste processo é assegurar que toda a equipe envolvida seja frequentemente capacitada e treinada quanto às ferramentas de gestão.
Investir em treinamentos da equipe de colaboradores profissionais, para além de ajudar significativamente a gerenciar a verba de gabinete, contribui também para a eficiência e o êxito do seu mandato político.
Digitalização dos processos e materiais de gabinete
Como dissemos no começo do texto, a tecnologia é uma importante ferramenta que auxilia na gestão das verbas do gabinete e em sua administração como um todo. Quando os gestores decidem pela digitalização dos processos e materiais do gabinete, a tendência natural é que sejam gastos menos recursos públicos com papéis, canetas, toners, ficheiros, pastas de organização, entre vários outros.
Nesse sentido, é possível adotar também ações como assinaturas digitais, as quais são de grande ajuda em termos de organização e centralização de dados, e a diminuição do número de impressões, o que também impacta positivamente na economia de gastos com verbas públicas no gabinete.
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Automação das atividades
Uma estratégia para gerenciar de forma eficiente a verba de gabinete é contar com a atuação de um sistema/software de gestão, o qual contribui para a automação das atividades dentro do mesmo e torna as tarefas mais ágeis e dinâmicas para a administração política, melhorando a atuação profissional de toda a equipe e contribuindo com a redução de gastos.
Gerenciamento de dados
Outro benefício para a gestão da verba de gabinete trazido pelo uso da tecnologia e pela implantação de um software administrativo é a melhoria na gestão de dados, uma vez que, a partir disso, os colaboradores terão um maior controle em relação a tudo o que é movimentado dentro do espaço de trabalho.
Com o auxílio de um sistema web de gestão política, por exemplo, é possível agrupar em uma mesma plataforma todos os dados referentes a solicitações dos eleitores, alertas de compromissos, tarefas prioritárias etc. Isso faz o gabinete economizar verbas e direcionar melhor o trabalho, aumentando a eficácia da gestão.
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